Empresa catarinense desenvolve tecnologia inédita para prefeituras
No próximo dia 4 de outubro celebra-se o Dia da Natureza, uma data para refletir sobre as ações humanas em relação ao meio ambiente. Um dos principais desafios da nossa sociedade é reduzir a quantidade de papel gasto no dia a dia, afinal, não é novidade que o Brasil é o país da papelada, principalmente nas rotinas dos órgãos públicos. Atentas à necessidade de conter gastos por meio de uma gestão mais eficiente, oito prefeituras brasileiras adotaram uma solução tecnológica pioneira e, juntas, já evitaram mais de 1 milhão de impressões, o que significa menos 50 árvores cortadas, com economia superior a R$ 100 mil aos cofres.
Desenvolvida pela empresa catarinense 1Doc, a plataforma web ‘1Doc Governo’ agrega os processos de comunicação interna, atendimento ao cidadão (ouvidoria e protocolo) e gestão documental para órgãos públicos. O conceito é bem simples: todos os documentos internos – processos, protocolos e registros de atendimento – são eletrônicos, diminuindo a dependência das impressões e melhorando o atendimento à população. “É difícil admitir que hoje em dia ainda ocorra o empilhamento de papel e mesas lotadas de processo nos órgãos públicos. Com a plataforma não há necessidade de tirar cópias e imprimir a papelada, pois tudo fica registrado diretamente no sistema”, explica Jéferson Castilhos, diretor de operações.
Em São Sepé, cidade com 25 mil habitantes no Rio Grande do Sul, mais de 25 mil impressões foram evitadas nos últimos três meses, gerando R$ 3 mil de economia. Já em Itapema, município catarinense com 45 mil habitantes, foram economizados 135 mil folhas e R$ 13 mil com impressões desde março. Com quase 140 mil habitantes, Palhoça também conseguiu uma redução bastante significativa de 213 mil impressões, economizando mais de R$ 25 mil aos cofres públicos nos últimos oito meses.
“Todos os setores internos e estratégicos da nossa administração estão conectados e, ao invés de papel, a comunicação interna, muito utilizada para circulares e memorandos, já está informatizada. Com essa medida, a redução no consumo de material de expediente já chegou a 15%”, comemora Cristina Schwinden, secretária de Administração e Serviços Compartilhados da prefeitura de Palhoça.
Agilidade nas resoluções das solicitações
A adoção do formulário eletrônico também permite maior agilidade na resolução das solicitações. Basta cadastrar o chamado para que a demanda seja automaticamente encaminhada ao setor responsável, sendo que o processo é transparente ao cidadão do início ao fim. As quatro prefeituras de Santa Catarina (Palhoça, Biguaçu, Itapema e Bombinhas), duas do Rio Grande do Sul (Canela, São Sepé) e duas de São Paulo (Botucatu e Fatura) que utilizam o sistema já conseguiram um ganho de produtividade para quase 2 mil servidores públicos, atendendo com transparência mais de 500 mil habitantes.
“É fundamental que as prefeituras se conscientizem sobre a necessidade de agilizar os processos por meio da tecnologia. São pequenas ações do dia a dia que geram economia aos cofres públicos, aliadas à sustentabilidade e preservação a natureza. Todos saem ganhando com isso”, garante Jaison Niehues, diretor-técnico da 1Doc.
Benefícios da plataforma ‘1Doc Governo’:
- Economia em impressões;
- Sem perda de documentos;
- Total transparência;
- Redução do papel;
- Numeração padronizada automática;
- Respostas e encaminhamentos;
- Sistema intuitivo e simples;
- Padronização da comunicação;
- Computador, tablet e smartphone;
- Sistema na nuvem, não necessita instalação;
- Backups automáticos e SSL
Funcionalidades:
- Envio de CIs/Memorandos, Circulares e Ofícios;
- Notificações automáticas;
- Respostas e encaminhamentos para outros setores;
- Gestão de Documentos e Anexos;
- Grupos de trabalho;
- Atendimento externo (Ouvidoria, Protocolo, Ocorrências);
- Quem leu e quando;
- Acesso a documentos antigos pelo número;
- Histórico de resolução dos pedidos;
- Produtividade dos setores;
- Avaliação das respostas;
- Impressão de documentos;
- Avisos automáticos por e-mail e SMS;
- Gráfico de eficiência, engajamento e qualidade
Mais informações no site www.1doc.com.br, pelo telefone (48) 3207-0827 ou e-mail contato@1doc.com.br.
